Setelah Anda  memahami pentingnya software sistem ERP untuk membantu bisnis  lebih berkembang, tugas Anda belum selesai nih. Anda masih harus mengerti bagaimana tips menjaga dan mengelola sistem ERP yang tepat sehingga produktivitas dapat berjalan sesuai standar yang telah ditetapkan.

Sebagaimana sebuah sistem, Cloud sistem ERP perlu dipelihara (maintenance) secara teratur baik oleh vendor ERP maupun penggunanya. Meskipun Anda telah bekerja sama dengan vendor ERP tetapi sesungguhnya pelaksana sistem ERP itu adalah karyawan Anda sendiri. Karena itu, Anda perlu terus meningkatkan pengetahuan tentang sistem ERP pada tim di internal manajemen perusahaan Anda. Jika tim Anda memahami kompleksitas sistem ERP, Anda pun akan lebih mudah mengontrol dan mengambil langkah strategis untuk meningkatkan keamanan data. 

Langkah-langkah yang harus Anda lakukan adalah : 

1. Pastikan Sistem ERP Up-to-Date

Hal pertama yang harus Anda lakukan dalam menerapkan tips menjaga dan mengelola sistem ERP adalah memastikan sistem itu up to date. Ia harus diperbaharui secara teratur sehingga bisa mencegah terjadinya bugs dalam sistem. Selain itu, ini juga berguna untuk mencegah terjadinya kebocoran atau pencurian informasi perusahaan.

2. Mencegah atau Mengatur Penggunaan Perangkat Karyawan

Meski hal ini bisa lebih menghemat biaya, namun selalu ada risiko yang harus dihadapi jika karyawan diizinkan untuk menggunakan perangkat mereka sendiri untuk tujuan pekerjaan. Anda harus tahu, menjaga informasi yang sensitif ini sangatlah tergantung pada integritas dari karyawan Anda.

Jadi, jika memungkinkan, batasilah penggunaan perangkat sendiri oleh karyawan Anda untuk bekerja. Jika pun Anda mengizinkan hal ini berlaku, maka harus ada kebijakan yang jelas bagaimana data bisa digunakan dan disimpan serta menerapkan sangsi jika karyawan membocorkan data kepada kompetitor atau pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

3. Pertimbangkan Mempekerjakan Spesialis

Tak ada salahnya Anda mempekerjakan seorang spesialis di bidang ini untuk membuat keamanan data jadi lebih tinggi. Meski ini butuh biaya tambahan yang tak sedikit, namun melihat kegunaannya bagi perusahaan, itu akan jelas sangat membantu.

4. Pisahkan Tugas

Anda juga harus membagi tugas setiap karyawan yang berhubungan dengan ini. Tujuan adalah agar dapat memantau dan mengendalikan sistem operasi dengan baik dan lebih efisien. Hal ini juga membuat Anda bisa memungkinkan melihat dan mengantisipasi berbagai ancaman yang terjadi.

5. Menjaga Pengguna untuk Tetap Update

Tak hanya itu saja, Anda juga harus memberitahu karyawan yang menggunakan sistem ini secara berkala mengenai pengamanan yang berlaku. Dengan begitu, mereka akan tahu bagaimana cara menggunakan, memelihara dan menjaga informasinya.

6. Lakukan Backup Secara Berkala

Paling penting, Anda harus melakukan backup data secara rutin. Hal ini berguna untuk mencegah adalah ancaman keamanan sistem pada data Anda. Bilapun terjadi kebocoran, setidaknya Anda masih punya backup.

7. Melatih Pengguna secara kontiyu

Kendati Anda sudah berinvestasi software Cloud ERP dan mempekerjakan profesional di bidang ERP, namun tidak ada salahnya Anda juga mengalokasikan bujet training untuk karyawan yang beinteraksi langsung dengan ERP. Biasanya vendor sistem ERP akan melakukan pembaharuan (update) secara teratur. Agar pembaruan tersebut bisa berjalan optimal, karyawan Anda pun harus sigap merespon dan mengaplikasikannya segera.

Sistem ERP dari SystemEver Siap Memberikan Solusi

Bila Anda sedang mencari vendor ERP terbaik, SystemEver bisa menjadi pilihan prioritas. Dikembangkan oleh perusahaan ERP asal Korea, YoungLimWon(永林園) Softlab Co., Ltd, SystemEver menyuguhkan beragam model produk sistem Cloud ERP yang dirancang khusus sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan Anda. Diantara product version yang ditawarkan SystemEver yaitu i1 series (manajemen akuntansi), i2 series (HR/manajemen penggajian),  i3 series (inventory management), i5 series (manajemen penjualan dan distribusi) dan i7 series (manajemen pabrik/manufacturing management) yang menyuguhkan fitur-fitur fungsi manajemen yang lebih lengkap dan konpehensif. Model i7 series cocok digunakan untuk perusahaan manufaktur berskala besar yang memiliki data MPS (Master Production Schedule) untuk jangka pendek dan menengah dan memiliki BOM ( Bill of Material).

Tahun 2017, SystemEver® memasuki pasar Indonesia dan membangun Consulting Lab yang siap membantu konsultasi manajemen  secara menyeluruh sehingga sistem ERP yang dijalankan bisa maksimal. SystemEver® siap menjadi mitra terbaik Anda dalam mengelola bisnis lebih produktif dan kompetitif. Tidak perlu investasi IT Infrasruktur yang mahal, cocok untuk perusahaan kecil dan menengah (UKM), mudah digunakan dan bisa diakses dimana saja dan kapan saja Anda butuhkan. 

Itulah beberapa tips menjaga dan mengelola sistem ERP yang bisa diterapkan demi efektivitas kinerja manajemen di perusahaan Anda. 

• Business
• Digital
• Management